株式会社バーチャルアーツ（以下「当社」といいます）は、当社が提供する業務支援クラウドサービス TEBEMON（https://app.tabemon.ai、以下「本サービス」といいます）を含む当社が運営するすべてのウェブサービスおよび関連モバイルアプリケーション（以下総称して「当社サービス」といいます）をユーザーにご利用いただくにあたり、ユーザーの個人情報を、どのような目的でどのように取り扱うかを、本プライバシーポリシーで定めております。
ユーザーが本プライバシーポリシーにご同意いただいた場合には、当社が既に保有しているユーザーの個人情報についても本プライバシーポリシーに従って取り扱います。また、当社は Google API Services User Data Policy（Limited Use 要件を含む） に準拠し、Google Workspace API から取得したデータを限定された目的のみに利用します。なお、個々のサービスの特性に応じて、そのサービス特有の個人情報の取り扱いについて定める場合には、13. サービス特約にその旨を記載しておりますのでご確認ください。
当社は、以下の方法で個人情報を取得します。
なお、当社は、その情報単体では個人情報に該当しない属性情報（例：年齢・性別・職業・居住地域）、Cookie、IPアドレス、広告識別子（AAID・IDFA）、位置情報・行動履歴といったインターネットの利用にかかるログ情報および実店舗の購買履歴等の個人に関する情報（以下総称して「インフォマティブ情報」といいます）をユーザーまたは第三者から取得しています。ユーザーが当社サービスの利用にあたり当社に個人情報を提供した場合、当社は、当該情報と、当該ユーザーのインフォマティブ情報を紐付ける場合がありますが、この場合には当該インフォマティブ情報も個人情報として取り扱います。
■ 第三者サービスの利用について
当社は、機能提供のため以下の第三者サービスに個人情報の一部を提供します。提供にあたっては、各サービスの API 仕様に基づき、提供データが各社の AI モデルの学習に利用されない設定を適用し、安全性を確保しています。
提供先: OpenAI, Inc.（米国）
目的: Google Meet トランスクリプト(文字起こしデータ)および Zoom AI Companion により生成された会議要約データの AI 整形、キーポイント抽出、およびアクションアイテムの生成。
安全性の担保: 送信データは要約生成のみに使用され、OpenAI 側の AI モデルの学習や改善には一切利用されません。 また、送信データは OpenAI 側で一定期間（最大30日間）保持された後、自動的に削除されます。
詳細: データの暗号化や保存期間等の詳細は、本ポリシー「13. (2) Google Workspace API 特約」をご確認ください。
当社は、以下の目的で個人情報を利用します。なお、「当社グループ会社」とは、株式会社バーチャルアーツおよびその子会社をいいます。なお、Google Workspace API で取得したデータ、Google ログインデータおよび Zoom Marketplace API で取得したデータは、上記目的の範囲内でのみ使用し、汎用的な AI／機械学習モデルの開発・改善・学習には一切利用しません。
(1) ユーザーが利用する当社サービス（利用登録手続中の当社サービスを含みます）の運営およびそれに伴うユーザーとのやりとり・情報提供
例として以下の利用が含まれます。
(2) 当社サービスの安全な運営に必要な不正対策
例として以下の利用が含まれます。
(3) 当社サービスの改善・新規開発
例として以下の利用が含まれます。
(4) ユーザーに対する各種サービスの提案・情報提供・広告配信
例として以下の利用が含まれます。
※Google・Facebook・LINEその他の広告関連事業者が保有するユーザーリストと当社が保有するメールアドレス・電話番号・cookieその他ユーザーの特定に必要な情報を紐付けて、当社サービスのユーザーのうち、当該広告関連事業者が提供するサービスのユーザーを特定するなどして、一定の条件を満たすユーザーに各種サービスの提案・情報提供・広告配信を行う場合があります
(5) 当社が編集・発行・運営する情報誌・Webサイト・アプリ等各種媒体への掲載
例として以下の利用が含まれます。
※ユーザーの氏名や写真を当社の情報誌・Webサイト・アプリで公開する旨の説明がある場合を除き、氏名や住所の情報を除外し性別や年代の属性情報にする等、当該情報のみでは閲覧者が特定の個人を識別することができない情報に加工した上で掲載します
(6) 上記の各利用目的に必要な各種調査・分析・マーケティング
例として以下の利用が含まれます。
※当社が広告関連事業者に分析業務を委託する場合、当社が保有する個人情報に当該広告関連事業者が保有するユーザーの属性情報や位置情報・行動履歴といったインターネットの利用にかかるログ情報を付加して、当該情報のみでは当社において特定の個人を識別することができない情報に集計した分析結果を受領することがあります
(7) 3. 当社グループ会社以外への個人情報の提供および4. 当社グループ会社への個人情報の提供に定める第三者への提供
当社は、以下の提供先に対して各項に従い、書面または電磁的な方法により個人情報を提供します。なお、提供する個人情報の項目には、インフォマティブ情報を含む場合があります。
(1) 当社から当社サービスに参加している企業・学校・団体等への提供（ 当社の顧客に限らず、当社がサービスを提供する上で必要な提携・契約関係にある企業・学校・団体等を含みます。以下同じ。）
[提供する個人情報の項目]
[当社の提供目的]
以下の提供目的の場合は、氏名や住所の情報を除外し性別や年代の属性情報にする等、当該情報のみでは提供先が特定の個人を識別することができない情報に加工した上で提供します。
(2)日本語勉強アプリケーション「Tabemon Japanese」におけるユーザー間での連絡の際の当社から他のユーザーへの提供
[提供する場合]
[提供する個人情報の項目]
[当社の提供目的]
(3) 共同研究のための当社から大学・研究機関への提供
[提供する個人情報の項目]
※氏名や住所の情報を除外し性別や年代の属性情報にする等、当該情報のみでは提供先が特定の個人を識別することができない情報に加工した上で提供します
[当社の提供目的]
※提供は、個人情報保護法16条8項に定義される学術研究機関等、国立研究開発法人、国立大学法人、大学共同利用機関法人、地方独立行政法人およびこれらに準ずる法人である大学・研究機関が、学術研究の用に供する目的で情報を用いる場合に限ることとし、提供先の利用目的等については契約で限定することとします
当社は、ユーザーが当社サービスを利用して応募・申込等を行った企業・学校・団体等から当社サービスの利用事実・利用状況・利用結果を適切に受領します。受領する個人情報の目的は以下の通りです。
[当社の受領目的]
[当社が委託を行う場合]
[当社が委託を受ける場合]
会社は、個人情報保護に関する社内体制および諸規定を整備し、教育、運用、監査等を通じて継続的に見直し、改善を行います。
[個人情報を第三者に提供する場合]
[個人情報取扱業務を外部委託する場合]
[合併その他の事由による事業の承継に伴い個人情報を提供する場合]
データの保存期間と削除ポリシー
当社は、法令遵守または利用目的の達成に必要な範囲・期間において、個人情報を保管・利用しますが、ユーザー本人または代理人は、当社所定の手続きに従い、ユーザー本人が識別される個人情報の開示・内容の訂正、追加または削除・利用の停止または消去および利用目的の通知を求めることができます。具体的な請求方法については11. 個人情報に関する問合せ先 にご連絡ください｡ただし、法令で認められる範囲で請求に応じない場合があります。なお、なりすまし等による不正な請求を防止するため、当社では、請求時に本人確認書類の提出を求める等、合理的な方法で本人確認を行います。当社は、当社が定める本人確認に必要な項目が全て満たされる場合、当該請求をユーザー本人からの請求であるとみなし請求に対応しますが、万一ユーザーの個人情報や本人確認書類を入手した当該ユーザー以外の第三者からの請求であった場合でも、当該請求への対応によりユーザーに生じた損害について当社は当社の故意重過失または消費者契約法違反がない限り責任を負いません。ご自身の個人情報の管理には十分留意いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
ユーザーからの個人情報の提供は任意ですが、当社サービスにおいてそれぞれ必要となる項目を入力いただかない場合は、当社サービスを受けられない場合があります。
［事業責任者］ 株式会社バーチャルアーツ プロダクト本部責任者
［個人情報保護管理者］株式会社バーチャルアーツ プライバシ―リスク統括所管部署長
こちらよりお問い合わせください。
(1) 当社内での利活用に関する特約事項
当社は、ユーザー一人ひとりにとって最適な選択肢を提供していけるよう、データの活用を推進いたします。ただし、以下に該当する場合には、別途ユーザーからご同意いただかない限り、利用目的を以下のとおり一部制限します。
(2) Google Workspace API 特約
(3) 第三者AIサービス（OpenAI）への提供およびデータ保護について
Google Meet API を通じて取得したトランスクリプト（以下「Meetデータ」）および Zoom Marketplace API を通じて取得した会議要約(以下「Zoom 要約データ」)の取り扱いについて、当社は以下の通り運用し、Google の限定的用途（Limited Use）ポリシーおよび Zoom App Marketplace のデータ取扱要件を遵守します。
データの送信と目的: 当社は、OpenAI, Inc.（所在国: アメリカ合衆国）が提供する API サービスとのシステム連携により、Meet データを送信します。送信されたデータは会議内容の要約、重要事項の抽出のみを目的として処理され、OpenAI 側の AI モデルの学習や改善に利用されることは一切ありません。（OpenAI API のデータ利用ポリシーに基づき、機密性が保持された状態で処理されます）
データ保持期間:
セキュリティ: Meetデータの送受信はすべて TLS で暗号化されたサーバー間通信で行われ、保存されるデータは AES-256 により暗号化されます。
アクセス制御: 保持される要約データへのアクセスは、会議の主催者、登録された参加者、および当該顧客を管理するCRM担当者に限定されます。当社が上記以外の第三者に Meetデータを提供することはありません。
(4) Zoom Marketplace API 特約
適用範囲
Zoom Marketplace API(Zoom AI Companion Meeting Summary API、Zoom Webhook)を利用する機能に適用
利用目的の限定
取得データはサービス提供・保守・改良のみに利用し、販売・広告目的や汎用 AI／ML モデル学習には利用しません
連携解除
ユーザーは本サービスの統合設定画面または Zoom App Marketplace の「Manage Apps」画面から、当社アプリのアクセス権をいつでも取り消せます。当社は8.データの保存期間と削除ポリシーに従いデータを削除します
OAuth スコープの限定
当社が Zoom から取得するアクセス権限は meeting:read:summary:user(ユーザーの会議要約読み取り)のみに限定されます。会議の音声・映像、クラウドレコーディング、文字起こし原文、チャットログ、参加者の連絡先等への一切のアクセス権を要求しません
Zoom App Marketplace 利用要件の遵守
当社は Zoom App Marketplace の利用規約および Data Compliance 要件を遵守します
Zoom Marketplace API の利用
本サービスは Zoom Marketplace API を通じて、ユーザーが主催または参加した会議のうち、ホストが Zoom AI Companion(Meeting Summary)を有効化した会議について、以下のデータを取得します:
本サービスでは Zoom 会議の音声・映像データ、クラウドレコーディング、および文字起こし原文(トランスクリプト)を一切取得しません。
取得したデータは、会議内容の AI 整形(キーポイントおよびアクションアイテム抽出)および CRM タイムラインへの自動記録のみを目的として利用し、以下の目的には一切利用しません:
AI Companion 要約の取得は、Zoom Business / Enterprise プラン以上で AI Companion 機能を有効化している会議に限られます。AI Companion を有効化していない会議については、要約の自動取得・登録は行われません。
Zoom 会議終了通知(Webhook)の受信ログは処理完了後 30 日以内に自動削除します。生成された要約・キーポイント・アクションアイテムは、ユーザーが削除するか、退会または連携解除するまで保持されます。